IT-kostenoptimalisatie: Vier effectieve manieren om te besparen en innovatie te stimuleren

In de huidige digitale wereld worden IT-kosten vaak gezien als een onvermijdelijk gegeven. Toch is er altijd ruimte voor verbetering en optimalisatie. Grote bedrijven zoals Liberty Mutual en Bank of Ireland hebben al miljoenen bespaard door slimme strategieën te hanteren, en jij kunt dat ook. In dit artikel delen we vier manieren waarop jij de IT-kosten kunt optimaliseren, zodat je niet alleen kunt besparen, maar ook innovatie kunt blijven stimuleren.

1. Scrutinize: Losse eindjes aan elkaar knopen

De eerste stap naar kostenoptimalisatie is het opsporen van ‘losse eindjes’. Dit zijn fouten of inefficiënties in de financiële systemen die vaak over het hoofd worden gezien. Denk bijvoorbeeld aan verouderde afschrijvingsschema’s of verkeerd gecategoriseerde uitgaven.

Hoe vind je deze fouten?

• Controleer de activa: Zijn er activa die moeten worden afgeschreven? Misschien betaal je nog steeds voor apparaten die al buiten gebruik zijn.
• Budgetten evalueren: Wordt er ergens in je budget onnodig veel geld vastgehouden dat elders voor innovatie gebruikt kan worden?
• Amortisatie controleren: Zorg ervoor dat afgeschreven of uit gebruik genomen applicaties niet meer in de boeken staan.

Het kan verleidelijk zijn om dit soort zaken te negeren omdat ze klein lijken, maar cumulatief kunnen deze kleine inefficiënties een groot verschil maken. Bedrijven zoals Exelon hebben bijvoorbeeld $100 miljoen bespaard door zorgvuldig hun onderhouds- en operationele kosten onder de loep te nemen.

2. Economize: Elimineer verspilling

De tweede stap is het identificeren van verspilling. Veel bedrijven besteden geld aan IT-middelen die ze niet of nauwelijks gebruiken. Dit kan variëren van overprovisioned servers tot ongebruikte softwarelicenties.

Waar kun je op letten?

• Overbodige infrastructuur: Heb je virtuele machines (VM’s) of opslag die je niet meer gebruikt? Door deze af te schaffen, kun je direct besparen.
• Softwarelicenties herzien: Controleer of alle softwarelicenties nog wel in gebruik zijn. Vaak blijven licenties ongebruikt nadat medewerkers van rol zijn veranderd of zijn vertrokken.
• Niveau van noodherstel: Is je disaster recovery-strategie te uitgebreid voor wat je echt nodig hebt?

Door deze vormen van verspilling aan te pakken, kunnen aanzienlijke besparingen worden gerealiseerd. Een bedrijf als Hewlett Packard heeft bijvoorbeeld 40% van hun ongebruikte opslagcapaciteit teruggevonden, wat hen $33 miljoen bespaarde. Door continu te analyseren welke IT-middelen echt nodig zijn, kun je je IT-uitgaven effectief afstemmen op de werkelijke behoeften.

3. Rationalize: Vermijd duplicatie

Duplicatie binnen IT komt vaker voor dan je denkt. Wanneer bedrijven groeien of fuseren, ontstaan er vaak dubbele systemen en tools die dezelfde functies vervullen. Het doel van deze stap is om dergelijke duplicatie te verminderen of volledig te elimineren.

Hoe ga je te werk?

• Applicaties consolideren: Heb je meerdere apps die hetzelfde doen? Laat je business units de totale kosten van eigendom (TCO) zien om hen te overtuigen dat consolidatie voordelig is.
• Contracten herzien: Als je met verschillende leveranciers werkt voor dezelfde diensten, kijk dan of je dit kunt consolideren.
• Verouderde infrastructuur: Herzie oudere systemen en kijk of deze vervangen kunnen worden door nieuwere, efficiëntere oplossingen.

Dit kan aanzienlijke besparingen opleveren. Unilever heeft bijvoorbeeld hun servicecatalogus geoptimaliseerd door 2000 dubbele services te elimineren. En Marshfield Clinic Health System kon hun applicatie- en servicekosten met 80% verlagen door redundantie te verwijderen.

4. Commercialize: Beheers de vraag

Ten slotte is het belangrijk om de vraag naar IT-diensten te reguleren. Vaak stijgen de IT-uitgaven niet omdat de kosten zelf hoger worden, maar omdat de vraag naar IT-diensten toeneemt. Dit komt doordat bedrijven soms onbewust overprovisioneren of meer resources aanvragen dan nodig is.

Hoe kun je de vraag beheersen?

• Kosten doorberekenen: Door IT-kosten direct aan de business units door te berekenen op basis van hun verbruik, worden zij meer bewust van hun consumptie.
• Zelfbedieningsopties beperken: Beperk de beschikbare opties binnen zelfbedieningsportals, zoals het verkleinen van de beschikbare VM’s.
• Bewustwording creëren: Maak teams bewust van de kosten die gepaard gaan met bepaalde infrastructuurbeslissingen, zoals het kiezen voor cloud vs. on-premise oplossingen.

Het commercialiseren van IT-diensten kan aanzienlijke kostenbesparingen opleveren. Het bedrijf Nomura bespaarde bijvoorbeeld 35% op fysieke servers door de kosten van fysieke en virtuele servers inzichtelijk te maken voor hun business units. Door de kosten van IT-diensten zichtbaar te maken, kun je ervoor zorgen dat de vraag beter beheerst wordt en onnodige uitgaven worden voorkomen.

Conclusie: Continu verbeteren met data-gedreven beslissingen

IT-kostenoptimalisatie is geen eenmalige activiteit. Het is een continu proces van analyseren, bijsturen en verbeteren. De vier stappen die we hebben besproken — Scrutinize, Economize, Rationalize, en Commercialize — bieden een solide basis om te beginnen, maar het succes hangt uiteindelijk af van het maken van snelle, geloofwaardige en data-gedreven beslissingen. Handmatig werken in spreadsheets is niet duurzaam. Gelukkig zijn er tools, zoals Apptio van IBM, die je kunnen helpen bij het automatiseren van dit proces en het continue optimaliseren van je IT-kosten.

Ben jij klaar om je IT-kosten te optimaliseren en innovatie te stimuleren? Begin vandaag nog en ontdek hoeveel jij kunt besparen. Wil je het volledige rapport lezen? Klik dan hier en download het.